Kebijakan Privasi

Berlaku sejak 22 Oktober 2026 Baca juga Syarat Layanan Kembali ke Akadiva

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana PT Sahabat Bintang Harapan ("kami") mengumpulkan, memakai, menyimpan, dan melindungi data pribadi di aplikasi manajemen sekolah Akadiva. Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi ("UU PDP").

1. Peran kami dan peran sekolah

  • Untuk data warga sekolah (siswa, wali murid, guru, dan tenaga kependidikan), sekolah adalah Pengendali Data Pribadi. Sekolah menentukan data apa yang dimasukkan dan untuk apa. Kami bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses data itu atas perintah sekolah, hanya untuk menjalankan layanan Akadiva.
  • Untuk data pendaftar dan penagihan (operator yang mendaftarkan sekolah, kontak pembayaran, dan bukti pembayaran langganan), kami adalah Pengendali Data Pribadi.

2. Data yang kami proses

Data akun

  • Nama, jenis kelamin, peran, sekolah, nomor WhatsApp, foto profil (bila diunggah), dan email login.
  • Email login dibuat otomatis oleh sistem (misalnya nama@guru.sd.akadiva.com) dan hanya dipakai sebagai ID masuk, bukan kotak surat.
  • Kata sandi disimpan dalam bentuk hash, tidak bisa dibaca siapa pun, termasuk kami.

Data induk sekolah (umumnya dari Dapodik)

  • Siswa: NISN, NIS, NIK, tempat dan tanggal lahir, agama, alamat, nama ayah dan ibu, rombel, dan status (aktif, lulus, pindah).
  • Guru dan tenaga kependidikan: NIP, NUPTK, NIK, jenis PTK, dan status kepegawaian.
  • Hubungan siswa dengan wali muridnya.

Data kegiatan sekolah

  • Absensi harian, izin siswa beserta lampiran surat izin atau surat keterangan sakit, nilai, dan jadwal pelajaran.
  • Tagihan dan pembayaran SPP, termasuk foto bukti transfer, serta transaksi koperasi sekolah.

Data teknis

  • Alamat IP, jenis peramban, waktu login, dan log aktivitas perubahan data, untuk keamanan dan penelusuran.
  • Cookie sesi yang diperlukan agar Anda tetap masuk. Akadiva tidak memakai cookie iklan atau pelacak pihak ketiga.
Data anak dan data keuangan. Data siswa di bawah umur dan data pembayaran termasuk Data Pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP. Sekolah bertanggung jawab memperoleh persetujuan orang tua atau wali sebelum memasukkan data anak ke Akadiva. Surat keterangan sakit hanya dapat dilihat wali kelas, wali murid yang bersangkutan, dan pengelola sekolah yang berwenang.

3. Untuk apa data dipakai

  • Menjalankan fitur Akadiva: data induk, absensi, nilai, izin, jadwal, SPP, koperasi, dan laporan.
  • Mengirim pemberitahuan lewat lonceng aplikasi dan WhatsApp, misalnya ketidakhadiran siswa, tagihan SPP, kode verifikasi (OTP), dan pemulihan kata sandi.
  • Mengelola langganan sekolah: menghitung tagihan dari jumlah siswa aktif, mengirim pengingat, dan mengonfirmasi pembayaran.
  • Menjaga keamanan: mencegah akses tanpa izin, menelusuri perubahan data, dan membantu pengguna yang terkunci.
  • Memenuhi kewajiban hukum yang berlaku.

Kami tidak menjual data pribadi, tidak memakainya untuk iklan, dan tidak memakainya untuk tujuan lain di luar layanan tanpa dasar hukum yang sah.

4. Dasar pemrosesan

Kami memproses data berdasarkan perjanjian layanan dengan sekolah, persetujuan yang diperoleh sekolah dari pemilik data atau orang tua/walinya, pemenuhan kewajiban hukum, dan kepentingan yang sah untuk menjaga keamanan layanan, sesuai Pasal 20 UU PDP.

5. Siapa yang dapat melihat data

  • Di sekolah, setiap peran hanya melihat yang sesuai tugasnya. Misalnya wali murid hanya melihat data anaknya, guru melihat kelas yang diajarnya, dan bendahara melihat data keuangan.
  • Yayasan dapat memantau sekolah-sekolah di bawah naungannya.
  • Tim Akadiva dapat mengakses data hanya untuk dukungan teknis, pemeliharaan, atau atas permintaan sekolah. Perubahan data oleh staf tim Akadiva baru berlaku setelah disetujui pimpinan tim Akadiva, dan tercatat di log aktivitas.
  • Penyedia layanan pendukung yang membantu kami menjalankan Akadiva, yaitu penyedia server dan hosting, gerbang pengiriman WhatsApp, dan penyedia email. Mereka hanya menerima data yang diperlukan untuk tugasnya.
  • Instansi berwenang, bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

Bila data disimpan atau diproses di luar wilayah Indonesia, kami memastikan tingkat pelindungannya setara atau lebih tinggi sesuai Pasal 56 UU PDP.

6. Keamanan data

  • Koneksi terenkripsi (HTTPS) dan kata sandi yang di-hash.
  • Kata sandi bawaan sekolah disimpan terenkripsi.
  • Verifikasi dua langkah wajib untuk akun pimpinan tim Akadiva.
  • Pembatasan akses berdasarkan peran dan sekolah.
  • Perubahan data induk oleh operator memerlukan persetujuan kepala sekolah.
  • Log aktivitas untuk tindakan penting, dan pencadangan data secara berkala.

Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu sekolah, pemilik data yang terdampak, dan lembaga yang berwenang secara tertulis paling lambat 3 x 24 jam, sesuai Pasal 46 UU PDP.

7. Berapa lama data disimpan

  • Data disimpan selama sekolah menggunakan Akadiva.
  • Data yang dihapus masuk ke Arsip dan masih bisa dipulihkan selama 30 hari. Setelah itu data dihapus permanen.
  • Bila langganan sekolah berakhir, akses dikunci tetapi data tidak dihapus. Data tetap tersimpan dalam keadaan terkunci, tidak dapat dibuka siapa pun dari sekolah, sampai sekolah melanjutkan langganan.
  • Sekolah dapat meminta seluruh datanya dihapus permanen kapan saja dengan menghubungi kami, kecuali peraturan perundang-undangan mewajibkan penyimpanan lebih lama.

8. Hak pemilik data

Sesuai UU PDP, pemilik data pribadi berhak untuk:

  1. mendapat informasi tentang pemrosesan datanya;
  2. melengkapi, memperbarui, dan memperbaiki data yang keliru;
  3. mengakses dan mendapat salinan datanya;
  4. mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan datanya;
  5. menarik kembali persetujuan yang telah diberikan;
  6. menunda atau membatasi pemrosesan datanya; dan
  7. mengajukan keberatan serta menggugat pelanggaran pemrosesan datanya.

Karena sekolah adalah Pengendali Data untuk data warga sekolah, permintaan tersebut sebaiknya diajukan terlebih dahulu ke operator atau kepala sekolah. Kami akan membantu sekolah memenuhinya. Permintaan yang diajukan langsung kepada kami akan kami teruskan ke sekolah yang bersangkutan dan kami tanggapi paling lambat 3 x 24 jam.

9. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Perubahan penting akan diumumkan di dalam aplikasi sebelum berlaku. Tanggal berlaku terbaru selalu tercantum di bagian atas halaman ini.

10. Hubungi kami

Pertanyaan, permintaan, atau pengaduan tentang data pribadi dapat disampaikan kepada:

  • PT Sahabat Bintang Harapan, pengelola Akadiva
  • WhatsApp: +6283184420096